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软件定制开发解决企业个性化难题

随着我国企业与世界交流的扩大,企业对信息化的需求不断扩大,企业信息化建设的步伐也逐渐加快,很多企业也意识到信息化建设对企业的重要性,一些有着先进思想的企业一把手么也纷纷准备并已经开始实施企业信息化管理,希望能通过信息化在企业中的实施,来提高企业的工作效率,减少库存,降低成本,加速流动资金流转,加大管理力度,尽可能的提高企业在国内乃至国际上的综合竞争力。而然我国目前的企业信息化管理实施现状又如何,已经上线的企业真的能享受信息化带来的种种好处吗?答案是只有少部分企业是真正实施成功的。为什么?我们从以下几个方面分析

一、我国企业信息化实施存在的常见问题

首先是认识问题

我们现有许多企业管理者在管理观念上对信息化的认识不足,虽然认识到了信息化的重要性,却没有认识到企业信息化管理是管理理念上的一种变革,是一种续渐进不断向上发展的过程,不是照搬其他企业的管理模式,结果造成一种信息化的假象,致使“信息化”走向了误区。而在信息化实施前,企业都会对对所要实施的信息化系统进行选型,一般企业都会找大的信息化生产厂家,甚至国外的大厂家,认为他们是最好的,有许多成功的经验,其实这也是一种认识上的偏差,我们不可否认大厂家大品牌在信息化系统功能与应用强大完整,但信息化的目的不是为了大而全,不是为了比品牌,而是要通过信息学习掌握先进的研发、制造、管理和应用模式,理性的认识自己企业现状及其问题所在,明确信息化建设的目的与意义以及企业变革与信息化建设的基本关系等,一句话要根据企业的需求选软件。

其次是适应性问题

大部份企业在信息建设时都会选择通用化的信息系统,认为功能全,也经过了许多客户的应用检验,实施方便,一般买回来只要部署完成就能使用,实施时间短等,但现有的很多通用版管理软件往往不是功能太过单一就是相对比较复杂,与客户的实际需求并不能很好地匹配。很多时候企业使用的信息系统并不能实现其想要的一些功能,特别是一些管理上看似非常简单,但却又特别实用的功能,每当这个时候我们的企业要么就是继续凑合使用,要么就是上报企业管理层对软件进行修改完善,二次开发,这时问题就来了,一个稳定的系统在二次开发后是否稳定?还有二次开发费用一般都不低。

再其次是信息化供应商的责任心问题

在信息化应用中有一个很重要的一块就是ERP系统,我们就以ERP系统为例说一说,在ERP服务商与目标客户之前流传着一句话,那就是“上ERP找死,不上ERP等死”,现在成熟的ERP系统有许多,大厂商、大品牌的也有许多,但真正成功的却是少数,主要原因是在实施过程中供应商对企业的流程进行再造过程中没有考虑企业实际情况,而是以软件流程为主,要求企业改变流程以适应软件的应用,不是考虑如何通过优化流程来解决,而是通过所谓的二次开发来处理,虽然软件流程中有好的管理思想,但并不适应所有企业,每个企业都有其个性化的管理。例如某国际大品牌厂商在四川长虹实施ERP系统时,长虹累计投资5000多万元人民币,结果却差强人意。2003年时长虹的IT部长向某咨询公司述苦:零部件的库存准确率只有60%,产成品准确率只有25%,系统的作用仅仅是打打单据,该采购什么、生产什么,还得相关人员到仓库去清点。原因是供应商放大了软件的效果而忽略了自身企业的管理现状,不负责任地让企业管理来适应软件。

其四就是供应商对企业内部顾问的培养问题

每个信息系统都是三分软件,七分实施,十二分的管理,不论是国内的还是国际上的通用信息系统,一般只要运行上线后就算完成了实施,而信息化的建设并不是只要上线运行就完结了,而是一个持续管理不断螺旋上升的过程,信息系统只有在不断适应企业应用,不断在企业管理提升的情况下进行升级、完善才能充分体现其在企业管理中的作用,而企业内部又缺乏这方面的人才,这就需要信息系统供应商提供这方面的支持,一般通用产品却只管培训,不管企业系统的个性化升级,更不用说企业管理方面的提升,如果企业需要也仅仅是对系统进行二次开发来再收一次费用而已。  

二、如何应对软件实施的囧状

国内权威IT调研机构赛迪咨询(CCID)在发布《2009-2010年中国管理信息化自主平台市场研究报告》,指出:现阶段中国软件产业表现出来的主要矛盾是“用户需求的个性化与软件产品的通用性之间的矛盾”。既然信息化实施存在如此严重的问题与矛盾,那么为什么还要上信息化呢?我们不能因噎而废食,就不上信息化,那么如何应对这些问题呢?  

首先我们还是从产生这些问题的原因来分析,选型不准主要是没有从企业实际出发,不是按需求来选,认识呢?也是只相信宣传,不顾企业实际是否与信息系统之间能有机结合;适应性?也是要以自身需求与管理要求为出发点;供应商的责任心呢?并不是说大品牌、大厂家就没有责任心,而是这些大品牌、大厂家一般不会自己实施,都是委托一些实施商家来实施,这就是责任心不强的主要原因;而企业内部顾问的培训也如同责任心问题一样,也是因为委托实施才会导致为企业培训内部信息化顾问,这样将会抢掉实施商的饭碗。

既然我们知道了这些问题的根本原因所在,应对起来就好办了。

还是先从选型来说,每个企业其管理模式都不一样,世界上没有完全相同的两家企业,不同企业总有着其不同的经营理念、管理方针、业务流程,正如德国哲学家莱布尼茨所说:“世界上没有两片完全相同的树叶。”虽然每个企业管理者所学的企业管理理论都基本相似或一样,但每个企业所处的环境却是各不相同,企业管理所受的影响也不同,这样企业管理与运行的现状也就各不相同了,如果照搬书本的管理理论来管理企业,不用我说只要稍懂一点管理的人都会知道这样的企业其后果如何是可以想象的。因此信息化建设时对信息系统的选型一定要以企业管理模式、管理现状、管理需求为基础,不能盲目的追求大品牌、大厂家,盲目的听从供应商的宣传,选择企业自身最适用的软件,能满足企业管理目前需求,并能在以后能进一步提升企业管理能力的信息系统供应商所提供的软件。

认识问题,主要是以企业管理决策者对信息化的认识,不迷信信息化,但又要相信信息化,这样才能建设好企业的信息化,我们一般都听说过“信息化是一把手工程”这句话,在信息化建设过程中确实如此,因为信息化体现的是企业管理者的管理理念、管理思想与管理手段,只有企业所有人都认识到信息化的这一点,才会从实际出发,充分利用信息化这个管理工具来实现决策者对企业管理的理念与思想,因此认识也是要从企业实际需求出发。

系统的适应性只有企业应用人员最有发言权,一个系统的实施好坏,不仅要能给管理带来效益,还要能让使用者感到能减轻劳动量,为什么许多系统在企业内就是应用不起来,其中一个重要原因就是使用问题,不仅是一线操作人员的使用,还有企业管理者的使用,管理者对信息化只有四知(既陈启申所著《成功实施ERP的规范流程——知理.知己.知彼.知用》)才能真正成功实施信息化,管理者使用系统,是否能适应本企业的管理需要就一清二楚了。

供应商的责任心,只要理解了前面所说的两点,那么在选型时就考虑清楚实施过程会遇到哪些问题,流程问题如何处理、当软件与现实工作冲突时如何应对、供应商提出二次开发是否合理、二次开发费用问题等等,这样就能将问题提前,形成企业对供应商的评估预案。

内部顾问问题,既然我们知道企业的长期发展和不断的对流程进行修正优化,只有依靠与企业融为一体的内部顾问来完成,那么选型时也就将这一问题提前考量,针对供应商的服务、培训及后续的管理提升等纳入企业信息化建设中一个管理环节,充分对比信息化产品供应商,淘汰那些不能提供以上服务的实施代理公司。

分析了以上这些情况,总结为一句话:信息化建设要以符合企业管理现状、人员素质、管理需求的为企业管理量身定制的软件定制开发。  

三、软件定制开发的优势

那么最好的信息化建设是以企业需求为基础,按企业管理需求量身定制,对比通用化企业管理软件又有什么不一样呢?

首先是适应性好

因为企业所实施的信息系统是专门的软件开发公司为其量身定做的企业所需要的软件产品,充分发挥了企业个性化的优势,按照其不同的经营理念、管理方针、业务流程,既要基于现状,又在推进管理变革的基础上超越现状。所以软件的可操作性强,应用针对性强,特别是企业管理特别之处,加上定制软件的开发都要经过细致的系统分析,同时需要针对不同企业的情况,开发最适合该企业使用的程序,并将管理者的最新管理思路或者最科学的管理模式融入到软件数学模型中,大大提高了软件的科学价值,给企业带来巨大的经济效益。

其次是易用性强,可操作性好

定制开发的软件是根据企业需求与面向使用者进行需求调研后再进行专项开发,加上定制软件完全是根据企业现有的工作流程来编制的程序,所以系统功能条理清晰,结构严谨,简单易懂,面向员工的操作界面,使用起来十分方便,所以用户通常只需要具备基本的计算机操作知识,就可以使用该软件,不必进行复杂的指导培训容易上手,这为企业节省了许多针对软件操作所花费的培训费用和培训时间。

再其次是服务周到责任心强

因为是根据企业定制开发软件,软件开发商与企业利益一致,不论是在软件开发初期了解企业的实际情况,还是开发时期也会企业保持联系听取企业对软件开发的意见和建议,还是开发后期对软件的操作指导和跟踪服务,都将软件供应商与企业绑在了一起,其责任心想不强都不行。

其四减少企业培训与提升内部管理

因为在企业信息化初期,信息化供应商根据企业需求进行系统的定制开发,满足了企业现行信息化建设的需要与管理需求,但在软件开发商与企业交流勾通的过程中,企业也将从软件开发商处学习到其在其他企业实施同类信息化时的先进经验与管理方法,不断改造自身企业信息系统,不断提供企业管理能力,同时也解决了企业内部缺少信息化实施顾问,无法提升企业信息化能力的难题。

其五管理提升快

一般通用版软件由于软件的功能要覆盖所有不同行业、不同发展阶段、不同大小规模的企业,其产品开发周期长,应用实施难,产品升级换代慢,而定制开发的软件可根据企业所属行业、发展时期及企业的规模来进行不断的改变,一般定定制开发软件商在系统建设初期就会根据其在同一行业同一规模企业模式下进行系统设计定位,为企业将来管理的变化奠定信息化提级基础,这也是定制软件开发商赖以谋生的技能,定制软件开发商只有不断提升软件系统,不断为企业得升管理能力才能生存下去,因此对企业来说是一种外来推力,将企业的管理不断提升。

其六功能利用率高,性价比极高

一般通用版软件包含了各行各业各种管理模式的丰富的功能,但是,对于企业来说不可能都加以应用,系统一旦经过大量的剪裁和设置,一些特定企业仅用了通用版软件中很少一部分功能。但费用并不因为企业功能应用少就低,价格还是一样,因此花了很多的钱,做了很少的事,用牛刀杀了只小鸡。而定制软件在很多人看来都是价格高昂的代名词,一听说定制就望而却步,其实定制软件的价格并不一定比通用版的高。因为定制软件讲究的是给你的都是你想要的,可以根据你不使用某些模块减掉这块的费用,这样不仅提高了软件的运行速度,也为企业节省了费用。从另一个角度来说,当企业发展了,信息系统在使用过程中感觉某些功能不适合企业自身的发展需要,或者说想增加一些功能模块,通用版的软件这个时候修改就会变的比较困难,因为软件公司不会为某一个企业去修改自己的主打产品,而且就算是可以修改,这笔费用也绝非小数目。而定制软件则不存在这些难点,因此从长远来说,定制软件的费用其实是要低于通用版软件的。

四、如何实施软件定制开发

企业管理软件就是利用软件技术最大限度地提高工作效率,整合企业资源,使企业利润最大化。因此定制的企业管理软件一定是能够帮助企业管理人员提高工作效率,而不是增加他们的负担。一般没有复杂的流程设计和表单设计等。同时重视系统功能的全面性,流程的可控性,技术的先进性,当然最关健的还是系统的易用性。我们企业如何来实施软件定制开发,可从以下几个方面着手。

首先是提供详细的功能需求

任何软件开发都是建立在需求的基础上的,因此明确企业需求可以说是软件开发的前提,同时也是非常重要的一个环节,简单来说就是定制的软件要能够实现哪些功能,做什么,都必须有足够详细和明确的说明,只有这样软件开发人员才知道系统要实现哪些功能,才知道该如何来设计系统。切记企业不能只笼统的讲只要实现某某功能即可,或不清楚自己的需求,或故意隐瞒一些真实需求,这样都会误导软件开发人员,这些是软件定制的大忌。其实每个企业在上信息化之前都会对自己的需求有一个明确的认识,既然是定制开发企业就不要去选择功能模块之类的,只要详细的讲明每个岗位需要些什么、每个流程做什么,把要达到的目的讲明,简单的所有功能制作一个方案,或者是绘制一张图表,注明一些注意事项,然后把方案发给软件开发公司就OK了,这样软件开发公司就可以非常方便地评估开发该软件需要的周期和费用,并会把信息及时反馈回来。企业可以根据多家软件开发公司反馈的信息,最终选择合作单位。

其次对需求进行评估与反馈

当企业需求发给软件开发商后,企业要做的事就是评估,评估也是一个非常重要的环节,这个评估不仅是企业的,同时软件开发商也会评估,软件开发商评估自己是否有能力开发这样的一款软件,开发该软件需要多长时间,是否能排出工期,是否能在用户要求的周期内完工等等。而企业则是对软件开发商反馈的信息进行评估与对比,费用是多少、开发周期、功能模块是否达到需求等,并根据评估结果来选择合作伙伴,从而尽快进入实质性的实施阶段。

再其次是确定软件开发商

企业在确定软件开发商之前要多从软件开发商的实力、资历、口碑、方案、报价、服务水平等等多因素来考虑,这里特别提出的一点是做为定制软件一般建议以选择当地有开发团队的软件开发商为主,因为是定制开发,软件开发商一定要不断地与企业勾通,勾通时间越长,勾通的效果越好,所开发的软件也更能贴近企业需求。

其四是软件的开发与测试

开般企业认为这是软件开发商的事,其实更多的是企业的事,因为这个软件是企业要应用的,因此企业要不断地与开发商勾通,对开发商制定的开发方案进行追踪,包括系统功能分析、项目负责人指定,实施人员安排等等,尽可能的提供软件开发商企业内部一些实际数据(当然要求软件开发商对数据进行保密),以方便软件测试,使其更贴近企业管理,最终进行企业内部的体验测试,减少实施期。

最后一个就是验收与后期服务

企业在试用过程中对存在的问题需要及时反馈给软件开发商,要求软件开发商在第一时间进行修改,确认无误后才能正式验收。并要求软件开发商提供上门的软件使用培训,交付使用说明书等相关资料。在验收完成后企业还应就后期服务与软件开发商进行勾通,要求其为企业提供更多的服务与指导,并及时了解软件开发商在软件功能、性能、管理等方面的升级信息,不断完善企业的信息系统,提升企业信息化管理。

五、软件定制开发是解决企业个性化难题唯一图径

世界上没有完全相同的两家企业,不同企业总有因此其需要的管理软件也应不尽相同。基于个性化需求的设计,量身定制为企业带来快捷、实用、全面的全方位服务,旨在提高企业办事效率,降低运营成本,是目前已经在国外大、中、小企 业普遍实行的软件开发方式,解决了通用软件往往存在结构复杂、使用起来很繁琐和价格昂贵、很难满足企业的实际要求等难题。而软件定制开发能够根据企业实际特点来制作软件,经营者的一些特别良好的经营理念和管理思想融合到软件中来。丰富了真正对企业有用的功能模块,减少对企业不相关的功能。而随着企业信息化建设不断的发展,企业越来越追求个性化,越来越理性,通用性产品严重制约了企业的个性化特性,因此软件定制开发是目前解决企业个性化难题唯一图径。