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晨科携手山西西建集团有限公司建立智能化文件档案管理系统

近日,山西西建集团有限公司签约晨科软件建立智能文件档案管理系统,文档资源快速归档,统一管理,共享分发,有效促进团队协作,提升员工工作效率

  山西西建集团成立于1981年,经过近40年的艰辛努力,已发展成为集房产开发、房屋建筑、商业、教育、物业及市政公用为一体,具有国家建筑工程施工总承包与房产开发双一级资质的综合性企业集团。企业现有总资产25亿元,职工5000余人,工程技术及经济类管理人员1000余人,年营业收入超22亿元,年财政贡献1.3亿元,综合社会贡献累计50亿元。累计先后完成大中型项目工程1000余项,合格率达100%,其中:“国家优质工程”1项,省“汾水杯”工程3项,省优工程80余项,“关公杯”市优工程100余项。

  企业先后荣获“山西省百强企业”、“全国优秀施工企业”等荣誉称号。企业先后在运城及周边县市完成了南风集团工业园、山西水利学院教学大楼、运城市烟草公司办公楼、山西省三管局办公楼、芮城县会展中心、芮城县文博馆、芮城县体育馆、稷山县四馆一中心、永济市舜都文化中心、闻喜消防大队执勤楼、新绛县档案馆、平陆西街初中迁建项目、晋城市张峰水库管理站办公楼、临汾市大宁收费站服务区、四川亚宝工业园,并承建了运城市体育馆等一大批大型建筑工程,足迹遍布山西各市及四川省等地。

签约晨科软件,实现文档智能化及安全的文档存储

  文件档案的管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文件存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文件版本管理混乱;文件安全缺乏保障;文件无法有效协作共享;知识管理举步维艰等,所以文件管理系统逐渐成为国内外业界研究的热点,针对这些问题,晨科点对点进行解决,在原来晨科软件文档管理系统的基础之上进行整改和优化,研发出了高效的文件管理专业化平台,具备文件的综合管理功能,实现企事业单位文件从收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等一系列文件过程的管理,制定了一套符合西西建集团发展的文档管理系统,方便了对文档的管理,大幅度降低了文档难以管理等对工作上的影响,提高了工作效率

  自定义档案建设:自定义档案分类及各档案分类目录项信息,满足不同档案录入需求。支持Excel导入档案条目信息,实现大批量档案条目信息统一,减少手动录入工作量,提高工作效率及工作质量。

  集中存储分类管理:对将分散存储于员工电脑中的文档集中管控,保障文档的完整性;实现文档的全面管理,降低因文档丢失或损毁带来的损失。

  在线编辑与版本管理:能直接在系统内对office文档(Excel,PPT,Word)进行编辑,不需要通过外部进行编辑,方便操作。可对文档进行版本管理,可查阅历史文档内容,防止误操作导致文档损坏。

       OCR智能识别:JPG、TIF、PNG、PDF各种图片格式的扫描文档上传后,后台自动进行OCR文字识别,能直接通过图片内文字进行检索。经过自动OCR识别的图片文件,支持全文检索功能。

  全文检索快速查询:对文档只有模糊记忆便可从海量文档中获取所需文档,极大减少了因查找困难浪费的工作时间。后台OCR文字自动识别,扫描图像文件也能全文搜索。

  电子档在线预览:系统同时支持电子和纸质文件档案的借阅。电子借阅到期后,系统会自动收回文件档案。系统会将申请自动递交管理员审批,也可以自定义文件档案的借阅流程。文件预览支持音频视频及文档各种格式文件,MP4\PDF\WORD\EXCEL\PPT\AUTOCAD\JPG\PNG等,无需下载,可直接预览查看和打印。

  权限控制体系:对不同目录进行单独的权限设置,包括有浏览、创建、删除、编辑、预览、下载、打印、借阅、维护目录等权限内容,并选择是否将该目录的权限内容应用到下一级目录中

  档案借阅及审批:系统同时支持电子和纸质文件档案的借阅。电子借阅到期后,系统会自动收回文件档案。系统会将申请自动递交管理员审批,也可以自定义文件档案的借阅流程。

  档案库房管理:库房管理是针对实体档案的存储,自定义库房功能可以将档案的存放位置进行管理,方便档案借阅以及维护管理。

  手机APP移动端接入:支持手机APP在线预览、全文检索、审批管理、借阅、以及文档查询统计等功能。

  一套符合公司发展的良好体系以及优质的系统,是一个公司创造美好未来和辉煌的基础,在晨科文件档案管理系统平台的协助下,西西建集团实现了用户对文件档案业务工作的全面管控,以及对档案信息的集中统一管理,有效的保存文件档案,提高了工作效率,在全体员工的共同努力下,企业经营取得显著成绩。