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晨科文件档案管理系统,文档管理一站式平台

  对于企业而言,文档是重要的智力资产。做文档记录一直是运营中最耗时,也是成本最高的一个部分。然而,每个公司都无法避免管理和存储文件,因为无论是对内还是对外,这些文档都是记录公司商业活动的依据。在纸质时代,许多公司为了存储文档甚至需要数以百计的文档柜来存储不同种类的文件。随着信息化时代的来临,文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点,促使电子文档得以快速发展,逐步取代纸张,也解决了许多问题——包括物理存储空间、访问和检索的难题。

  在企业中,电子文档格式多样,比如微软doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式,纯文本txt格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档,可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难、查找缓慢、效率低下、文档版本管理混乱、文档安全缺乏保障、文档无法有效协作共享、知识管理举步维艰等。如果不仔细规划这些文件档案,它们可能丢失或无法访问,这对企业来说将是致命的打击。

  幸运的是,晨科软件为解决当企业文件管理存在的现状与问题,进一步提高文档管理工作效率和现代化水平,减少文档管理人员需求,加快推进文档数字化进程,更好地服务于各行各业工作事项,通过不断的精益求精与技术革新,研发并推出了高效的文件档案管理专业化平台,具备文档的综合管理功能,足以处理和记录从创建到最终销毁的文档生命周期的每个阶段。

  晨科文档管理系统实现企业文档从收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等一系列文档过程的管理,同时文档可以进行更新、下载、预览、打印、借阅、审批、打印、权限查询等功能,也可实现用户对下属单位文档业务工作的管控,全面实现文档电子化管理。不仅如此,系统还支持个人文档管理、定位文档存放地点、管理多种文档格式文件、在线编辑、历史版本管理、文档编号等多种功能,能够实现高效存取,便捷查阅、方便借阅等一站式服务,轻松解决企业文档管理痛点,让企业办公更有序、更智能、更高效。

同时,晨科文档管理系统在文档管理上进行协同化,让文档在具体业务流转中实现文档共享、归档移交、审批等应用,管理人员可发起借阅申请设置,快捷实现审批授权阅读,让文档在流转过程易传易收。实现共享的协同流程,自由流程的制定,流程正常流转中的可在线编辑内容功能,应用到具体业务中,不再添加管理人员“额外工作量”。为响应时代发展需求,晨科文档管理系统还能够不限单一地域、单一时间,全面实现跨区域、移动化、多终端、共同协作互助的应用模式,让文档管理与应用更具效能。

系统还具备多项领先技术,大文件极速传输、不同权限模式开放,适应任意办公场景。在线编辑功能可使多人实时协同编辑office文档,让工作效率至少提升3倍。即时消息通知,帮助工作的高效完成。除普通如Word、Excel、PPT、PDF等文档格式外,系统还支持CAD、IMG、AUDIO、VIDEO等管理强大的在线预览功能使用户在系统线上即可浏览文字、图片、声音、影像的各类型文件。

为满足企业对工作信息保密与安全持续增长的需求,晨科文档系统在文档安全控制方面,实时实现对文档的加密控制,分别有痕迹日志记录,登录安全,防扩散水印等模式,用户权限控制等机制,确保了企业在使用会系统时的安全性,让组织核心竞争力得以安全地传播与利用。在数据安全方面,晨科文档系统从“基础设施、数据存储、文件传输、使用、身份认证、审计检查”六个维度来保障用户的数据安全。

晨科软件提供了一种安全、易于管理的自动化文档管理解决方案,为企业创建文档管理的一站式平台。它的目的就是助力每一个企业业务活动,让参与者在其中获益,借助现代的知识管理体系,能够有效的提高效率,使得企业的运行更加顺畅快速,节省物力人力。晨科文档管理系统,将成为您发展道路的上的强大助手。