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晨科媒体广告管理系统

系统简介

系统简介

System introduction

晨科媒体广告管理系统是专为媒体广告公司而开发的,包括了对固有媒体、内部媒体、外部媒体、售后管理等多项内容的全方位的信息管理系统。可以帮助媒体广告公司查询各种广告档案(广告业务档案),包括备查的广告文字、图像、证明文件、审查记录及其他有关的各种原始记录等重要文件。通过晨科专业的管理咨询、实施和服务体系,帮助媒体广告公司强化对不同业务的管控,对从接触项目到最后的交付成品并进行维护工作实施一条龙的管理措施。




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钮金斌--媒体广告流程图2.png

系统特点

系统特点

System characteristics

个性化量身定制

根据企业实际业务流程和工作需求,结合企业的要求和企业的特色文化、背景量身打造功能完善、极具企业特色的个性化晨科媒体广告系统;


全面的媒体业务

对媒体广告有一个全面的、具体的了解,从开始便对项目进行一个合理的管理,为后续的实施提供初始便捷;


分步骤工作管理

从接触项目到项目立项到成品交付到售后维护,有一套完善的、合理的工作流程,实现对项目实施过程中的全程高效管理;


全面的提醒业务

从客户、项目、工作任务、财务等四个方面建有全面的提醒设置,同时建有工作日历来显示工作进度,提高企业的工作效率,避免不必要的损失;


综合详尽的统计报表

数据统计分析,为管理层提供决策的依据。区域业务情况报表、媒体情况业务报表,个人业绩情况报表,财务表等丰富的统计报表和图表,帮您更好的得出结论,根据结论做决策。


电子化的多重审批

实现完全电子化的审批功能,并可针对不同的审批申报设置不同的流程,所有与审批申报相关的信息(包括人员、文档资料、媒体信息等)都可以得到统一的归结和分析,支持处理过程中的催办回退和即时反馈,满足了广告媒体行业复杂流程简单处理的需要。


功能详解

功能详解

Functional details

工作提醒

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1. 员工工作日历,该完成任务提醒

2. 客户生日提醒;

3. 提醒有未分配项目,尽早分配;

4. 员工工作任务接受提醒;

5. 员工工作任务完成提醒;

6. 报价单审批提醒,部门复核提醒;

7. 项目立项提醒;

8. 费用报销提醒,财务发放提醒;

9. 成本核准提醒;

10. 付款提醒;

11. 设计稿查看提醒;

12. 应收账款提醒,应收尾款提醒;

13. 媒体到期提醒。


基础信息

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1. 对客户/供应商的行业类型进行增删改查,启用或者禁用;

2. 对项目要求的楼层、区域、市场、媒体形式、方位等类型进行增删改查,启用或者禁用;

3. 对项目进行中的承制单位、工程材质、项目类别、工作类别、文件制作形式等类型进行增删改查,启用或者禁用;

4. 对开票的付款方式、付款次数、客户的报价类型、发票类型进行增删改查,启用或者禁用。


客户/供应商管理

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1. 对客户资料可进行新增、修改、删除操作,主要包括客户编号,客户姓名,客户地址,联系人,联系电话,客户行业,录入日期,行业名称,邮编,传真等相关数据;

2. 对供应商资料进行新增、修改、删除操作,主要包括公司名称,行业类别,传真,地址,回款周期,开户行,银行账号等信息,并对应着添加供应商联系人信息。

3. 根据客户姓名、客户行业、联系人、联系电话等信息检索指定客户信息;

4. 根据客户编号修改客户类型、联系电话、备注等信息;

5. 根据客户编号删除客户信息及联系人信息;

6. 支持excel表导入导出客户/供应商资料;


广告设计项目管理

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项目立项

1. 显示所有的项目信息,可根据工作号,客户名称,项目名称,项目创建时间等条件信息来指定摸个具体项目。并实时显示不同项目的项目基础信息、接触报告、时间节点、项目分派信息、项目合同信息、项目客户发票信息、项目供应商发票信息、项目客户回款信息、项目采购成本、项目费用报销、客户满意度信息等一系列项目的完整信息;

2. 对未立项的项目提出立项申请,提交的申请内容包含有项目合同信息和项目报价信息的详情信息;

3. 审核人员在该界面可以查阅申请立项的项目合同信息和项目报价信息,确定是否审批通过;

4. 项目负责人可以在该界面决定已立项的项目的项目状态,如项目完成,项目关闭,项目取消,开票完成,项目收款完成等。


待分派项目

显示所有的待分配项目概要,通过双击可查看详情,通过项目类型,客户名称,客服人员等条件来指定某项项目。


成本费用

1. 查询所有的项目成本单,并显示详情。对项目的成本单进行增删改查操作,包括成本单里面的填报日期,内容,供应商,备注,营业额,预估成本,实际成本,抵税金额,部门,填报人以及附件的成本详情信息;

2. 对成本单进行提交审核,审批人在填写审批日期,审批人员及审批意见后决定审批通过还是打回;

3. 查询所有的报销单,并显示详情。对报销单进行增删改查工作,申报人如实填写报销信息,包括报销人,部门,填写日期,内容,费用等详情信息;

4. 对报销单进行提交审核,审批人在填写审批日期,审批人员及审批意见后决定审批通过还是打回;

5. 财务人员对审批通过的报销单进行支付确认,需填写支付时间的支付信息,并对报销单进行打印,交付报销人。


项目合同

1.  显示所有的合同信息,并显示相关联的项目信息、合同跟单信息,同时可以现在合同电子版来了解合同具体内容。可以通过工作号,客户名称,项目名称,项目创建时间来指定具体项目,显示其他信息;

2.  对进行中的项目进行追加合同的增删改查操作,包括客户名称,客户负责人,项目名称,合同内容,客户确认人,确认日期,合同金额,税率,税金,管理费以及合同电子版附件上传等内容填写;

3.  对合同跟单信息的操作,包括增删改查,填写日期,客户负责人,负责AE及具体跟踪内容,以时间的顺序来显示跟单信息


项目计划

1.  对项目的时间安排进行一个合理的安排,如预计立项日期、预计设计日期、预计打样日期、预计完成日期、预计回款日期、预计完稿日期、预计制作日期、预计开票日期、预计归档日期等等,填入项目预计时间节点详情;

2.  对项目进行过程中的不同阶段的实际时间节点设置,对应预计日期。了解项目的实际状态进程。


项目执行

1.  查询所有的项目信息,并显示具体的工作详情;

2.  对项目的执行工作进行新增工作,包括工作的完成时限,预估金额,负责AE,项目名称,具体的设计要求以及要求的附件等工作详情信息;

3.  对项目的执行工作进行修改,对设计要求等工作内容进行修正操作,或删除部分工作内容;

4.  支持对工作内容的打印操作,更好的发布和传阅。


执行修改

1.   查询所有的项目信息,并显示所有的部门任务和个人任务,以及所有的修改单以及完稿单;

2.   对个人任务进行编辑并发布,包括任务类别,任务项目,任务具体内容,完成期限,执行说明,任务附件等具体信息的编辑;

3.   执行人员可以在该页面进行任务的接受或者提交个人信息的完成信息,结束或者任务交付均要得到任务主管的确认;

4.   对工作修正单的编辑、修改或删除,具体包括项目的基本信息,修正项目,内容与方向,必要元素,附近资料信息上传等信息;

5.   需得到任务主管的确认,并支持打印操作;

6.   工作完成后需要填写完稿单,包括项目的基本信息,完稿人员,完稿日期,工作内容,项目详情,特殊要求,过程信息等工作进行过程中的具体信息;

7.   向主管进行完稿单的提交,主管可以进行确认操作,并支持完稿单的打印。


项目结项

1.   根据分项成本信息,可以穿透查看成本明细及原始单据;

2.   结项报告可信息对比分析,实际执行情况和计划/预算可进行对比分析;

3.   客户满意度调查,提供项目质量的调查表让客户填写,包括对项目时间,项目人员,创意度,制作等方面进行一个评分;支持调查表的导出;

4.   对以完成的项目进行评估和改进,对项目实际执行得失分析,作为后续项目执行和改进的依据。


项目发票

1.  查询所有的项目信息,并显示所有的付款,收款详情;

2.  对付款单据进行编辑,包括付款方式,银行账号,付款金额,付款原因,付款日期等付款必要条件;支持对未确认的付款单据进行修改和删除,支持单据打印

3.  对收款单据进行编辑,包括收款方式,收款金额,收款原因,收款部门,收款日期等付款必要条件


媒体信息管理

1.  对媒体信息进行新增、修改、删除操作,主要包括媒体编号、区域、方位、楼层、媒体形式、媒体定价、画面单价、画面成本、制作要求等媒体相关数据;

2.  根据区域、户内/外、方位名称、楼层、媒体形式、媒体状态、发布时间、到期时间、媒体编号、合同编号查询媒体信息;

3.  根据媒体编号修改方位,区域等除媒体编号外的其他信息,重置媒体信息,显示修改后的媒体信息;

4.  根据媒体编号删除媒体信息;

5.  支持excel表导入导出媒体信息;

6.  显示媒体信息下的维修历史明细、拆除留白历史明细、更换画面(公益)历史明细、更换画面(业务)历史明细。


统计报表管理

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区域块数、金额发布率

选定区域名称,对不同区域内的金额发布率,块数发布率,发布金额,发布块数进行统计,显示该区域内的所有媒体信息,以柱状图或折线图的形式分析金额发布率,块数发布率;


区域业务情况报表

选定签订时间,对处于该签订时间内的不同区域名称内的业务进行统计,显示区域内的总数量和总销售金额,并显示不同区域内的具体明细,以柱状图或折线图的形式分析区域内的总数量和总销售金额;


固有媒体业务情况报表

选定签订日期、业务经办、客户名称,对处于以上情况下的固有媒体信息进行对不同业务员下的总金额和媒体个数的统计,以柱状图或折线图的形式分析业务员经办的媒体个数;


个人业绩情况报表

选定签订日期、业务员、客户名称、合同金额,对处于以上情况下的业务员的业绩总金额进行统计,并显示改业务员经办的所有业务的具体明细,以饼图形式分析业务员的业绩总金额;


成本

选定承制单位、承接日期,对处于以上情况下的相关经办和当月应付账款进行统计,并显示当月应付账款的具体明细;


应收账款报表

选定客户名称,对该客户的付款信息进行统计,显示该客户的付款总金额,预付款,预付款收款日期,剩余金额的统计信息,并显示该客户已付账款的具体明细;


财务报表

选定时间、业务员、区域,对处于以上情况下的总金额,天金额,期初余额,累计结转,期末余额进行统计,并显示该业务员经办下的不同区域的所有业务的具体财务明细;


非公益更换画面业务费用统计

选定经办日期、业务员、对应合同编号,对处于以上情况下的不同业务员的更换费用进行统计,以图表形式分析业务员的业绩总金额不同业务员的更换费用总金额;


客户满意度

1.  从项目时间,项目人员,创意度,制作等方面分别设有差、极差、一般、好、极好这5等级,统计到项目总体评价和绩效比中;选定工作号、项目创建时间、提交状态、客户名称、项目名称来指定某条客户满意度信息,查询或导出某客户满意度信息。


详细方案

详细方案

Detailed scheme

媒体信息管理

1.  建立了行业,楼层,区域等基础信息设置;

2.  支持媒体信息的录入,可以进行修改和删除操作;

3.  支持媒体信息的导入导出操作;

4.  可以查看不同媒体信息的维修历史明细、拆除留白历史明细、更换画面(公益)历史明细、更换画面(业务)历史明细

5.  支持多种不同条件的模糊查询。


流程审批管理

1.  合同需经过区域负责人→业务经理→办公室合同管理员→办公室主任→财务部门→业务分管领导→总经理的审核流程,同时合同金额是否超过一定数额或者是否满足特殊要求,都需要进行审批,最后才能立项开展后续操作;

2.  制作单需要通过业务经理审批,备注签字意见;设计稿需经过初审→终审→确认开单,备注签字意见;工程单需要经过工程部主管→工程部经理→校对人员校对,备注签字意见;

3.  支持对制作单,设计稿,工程单的打印工作;

4.  售后单需要通过业务经理→业务分管领导→工程分管领导审批,备注签字意见;

5.  添加了对不同领导层次的审批提醒。


固有媒体业务管理

1.  基于媒体信息的基础上,实现对固有媒体业务的录入;

2.  支持导入合同及相关联的媒体信息;

3.  支持对固有媒体业务的修改和删除操作;

4.  由客户自主选择是否更换画面;

5.  支持查看所有的记录合同,包括不同合同的审批记录,媒体信息和公益更换画面业务信息;

6.  支持合同的后续合同和后续媒体信息的录入,可以进行修改和删除操作;

7.  可以进行终止合同及相关媒体业务;

8.  能够根据合同要求和媒体信息来分配设计人员,调整工作时间,分配工作任务;不同的工作阶段需编写 不同的工作单来描述任务详情;

9.  能够根据合同要求和媒体信息来实现设计稿,制作单,工程单的建立,并实时提交审核;

10.添加了工作日历,工作任务接受,工资任务完成,项目立项,成本核准,媒体到期,设计稿查看等工作提醒;

11.财务可以查询所有的财务信息,对预付款,尾款,业务收款的验收操作,对成本费用,报销管理的验付操作,对收付款单据的打印;

12.实现了客户满意度的调查的导入导出;

13.自动对业务进行不同类型的统计报表,包括区域业务情况,成本情况,应收账款表报等等。


内部媒体业务管理

1.  实现对内部媒体业务单信息的录入;

2.  不需要对业务单进行审核,只需要对项目实施过程中的设计单,制作单,工程单进行审核提交

3.  支持对内部媒体的修改和删除操作;

4.  支持查看所有的记录,包括不同业务单的审批记录;

5.  支持合同的后续合同和后续媒体信息的录入,可以进行修改和删除操作;

6.  能够根据业务单来实现设计稿,制作单,工程单的建立,并实时提交审核;

7.  添加了工作日历,工作任务接受,工资任务完成,成本核准,设计稿查看等工作提醒;

8.  实现客户在查看最终成品后确认最终费用,再有财务验收,并开发发票;

9.  自动对业务进行不同类型的统计报表,包括区域业务情况,成本情况,应收账款表报等等。


外部媒体管理

1.  实现对外部媒体合同单信息的录入,合同的上传;

2.  对外部媒体的合同单,设计单,制作单,工程单的审核提交

3.  支持对外部媒体的修改和删除操作;

4.  支持合同的后续合同和后续媒体信息的录入,可以进行修改和删除操作;

5.  支持查看所有的记录合同,包括不同合同的审批记录

6.  添加了工作日历,工作任务接受,工资任务完成,成本核准,设计稿查看等工作提醒;

7.  自动对业务进行不同类型的统计报表,包括区域业务情况,成本情况,应收账款表报等等。

8.  添加了财务收预付款的确认操作,并开发预付款发票,未收到预付款无法进行后续操作;

9.  同固有媒体业务管理相同的审核流程及验收流程;

10. 实现客户在查看最终成品后确认最终费用,再有财务验收最后的尾款,并开发尾款发票;

11.  实现了在设计过程中成本费用单据的添加,并提交审核。


售后管理

1.  支持在已完成的媒体业务上追加的维修申请、更换画面(公益)申请、更换画面(业务)申请、拆除留白申请的录入,支持对申请单的修改和删除操作;

2.  根据售后需求,实现对设计稿,工程单,制作单的录入,修改和删除操作;

3.  根据售后需求,实现对工作人员的分配,工作内容的分配;

4.  同固有媒体业务管理相同的审核流程及验收流程;

5.  财务对售后成本的核算,售后费用的验收操作,对财务单据的打印;

6.  添加了工作日历,工作任务接受,工资任务完成,成本核准,设计稿查看等工作提醒;

7.  添加了维修提醒,工作任务完成等的提醒。


统计报表管理

1.对以完成的项目进行分区域、分业务、分成本、分盈利来收集,整理,分类和汇总数据,并以图表方式显示出来,同时列出各项明细,更直观的反映区域块数、金额发布率,区域业务情况,固有媒体业务情况,成本,应收账款,财务等统计报表;

2.对项目交付的客户进行满意度调查,总结项目不足,为以后提供更全面、更面向客户的项目决策。


客户案例

客户案例

Customer case

上海嘉捷广告

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上海嘉捷广告创建于1995年,十几年来,一直秉承“全面、到位”四字真言与客户之间形成了一条默契的纽带。凭借创意设计、公关活动及会展策划、网络互动三大专业强项,公司在品牌建设、媒介管理、户外制作等领域不断持续发展。赢得了一部分引人注目的世界500强企业和国内知名企业的青睐,经营范围包括设计、制作、代理、发布各类广告,会展会务,商务咨询,计算机、软件及辅助设备(除计算机信息系统安全专用产品)、日用百货、建材、装饰装修材料、工艺品、办公用品、摄影摄像器材的销售。【依法须经批准的项目,经相关部门批准后方可开展经营活动】,业务涵盖石油、汽车、船舶、酒类、化妆品、奢侈品、酒店餐饮、快速消费品等行业。公司作品曾获中国第八届生肖设计大赛评审奖,多项公益广告作品入选《IAI中国广告设计年鉴》。公司注重策略为先,创意为本,执行到位等多角度工具为客户提供品牌整合、品牌管理、推广等业务活动是一家具专业性综合型广告公司。


系统化,符合实际的项目流程安排

从项目立项-项目计划-项目执行-项目立项,一套系统的媒体广告管理流程。可以促使部门与部门之间,员工与员工之间实现信息的即时传递;


项目前后详细的客户调查

接触报告到合同签订过程中,对客户要求,内部情况进行分析,能否承接该项目;项目完成度,对客户的满意度进行调查,反映项目的实施情况,发现项目实施过程中的不足。


浙江义乌中国小商品城广告有限责任公司

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浙江义乌中国小商品城广告有限责任公司成立于1994年,为浙江中国小商品城集团股份有限公司(股票代码:600415)下属全资控股公司,为中广协会员、中广协户外委员会理事单位,于2003年通过ISO9000质量管理体系认证,2012年获得国家一级广告企业资质(金华地区第一家且唯一一家),主要设计、制作、发布、代理国内各类广告,策划各类商业性活动。


自1994年创办以来,公司以义乌市场为依托,独家拥有国际商贸城(一区至五区)、宾王市场、国际生产资料市场、篁园服装市场等户外及场内广告媒体经营发布权。公司拥有户外广告媒体面积约2万平方米,场内广告媒体面积约万平1.5万方米,公司独家拥有义乌中国小商品城各类媒体的代理权。


我公司拥有较强的广告设计、策划和制作发布实力。多年来,公司致力于为客户建构品牌优质发展之路,为拥有国际雄心的中国民营企业、小微企业提供全方位的品牌推广及设计服务,包括:户外广告规划开发与发布、品牌形象建设与设计推广、导视系统研发与工程定制、大型活动全案策划与推广。


业务种类的详细划分

对媒体业务进行合理的划分,不同类型的媒体业务有不同的工作流程,有利于公司更好的完成项目,加大业务、员工之间的交流和探讨,提高工作效率;


工作流程的多重审批

对每个设计、制作都有严密的审批,每一层都有一个审批意见,避免细小错误的发生,同时根据多样的审批意见,修改完善设计或制作单,提高项目的完成度,更符合客户和实际需求;


统计、报表

提供对所有业务、员工、财务的统计分析,帮助领导层定量评估项目实施过程中的员工状态和任务实施情况,分析公司财务的具体收支明细以及媒体业务的情况。